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SB Gestor Documental
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Instalación, primer login y configuración inicial.

18 artículos en el portal

Cuenta y facturación

Planes, facturas, usuarios y suscripciones.

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Subida, organización, búsqueda y versionado.

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Flujos de aprobación, firma electrónica y notificaciones.

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Backups, actualizaciones, monitorización y DR.

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Cómo subir mi primer documento
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Conectar con agentes de IA externos
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Configurar copias de seguridad automáticas
5.8k
6
Firma electrónica con certificado reconocido
5.3k

El contenido completo de estos artículos está disponible en el portal de clientes.

FAQ

Preguntas frecuentes

Las dudas que más nos llegan al soporte, agrupadas por temática.

General

¿En qué se diferencia el Gestor Documental SBWin de otros DMS del mercado?
Está diseñado específicamente para el tejido empresarial español (cooperativas, pymes industriales, despachos), con integración nativa con AEAT, SII y firma electrónica reconocida. Además puede funcionar 100% on-premise si lo necesitas, con IA local sin depender de servicios cloud externos.
¿Puedo migrar desde una versión anterior u otro gestor documental?
Sí. Acompañamos la migración desde el principio: revisamos tus datos actuales, preparamos un entorno de prueba y hacemos el corte definitivo cuando tú digas. Si eres cliente, el equipo de onboarding te guía paso a paso.
¿Qué volumen de documentos soporta?
Instalaciones en producción gestionan más de 50 millones de documentos con búsqueda fulltext sub-segundo. El límite real suele ser el almacenamiento físico, no el software.
¿Hay versión gratuita?
Ofrecemos un plan Community gratuito (hasta 3 usuarios, 10 GB, sin IA) para evaluación y equipos pequeños. Puedes descargarlo desde /descargas sin registrarte.

Instalación

¿Qué requisitos de sistema necesito?
Un servidor con Windows Server o Linux moderno, con RAM y almacenamiento proporcionales al volumen de documentos. Los clientes funcionan sobre Windows, macOS y cualquier navegador moderno, más una app móvil para iOS y Android. Te dimensionamos la infraestructura durante el onboarding.
¿Puedo instalarlo en la nube?
Sí. Soportamos despliegue en los principales proveedores cloud. También podemos ofrecerte un servicio gestionado en Europa si prefieres no mantener la infraestructura tú mismo.
¿Es posible un despliegue sin conexión a internet?
Sí. Todo el producto, incluida la IA, puede funcionar en entornos totalmente aislados. Es una opción habitual en clientes con requisitos de seguridad reforzados.

Uso diario

¿Cómo organizo mis documentos?
Combina carpetas (para la estructura jerárquica) y categorías/tags (para la dimensión transversal). La IA puede clasificarte automáticamente los documentos por tipo, cliente o proyecto si configuras las reglas.
¿La búsqueda entiende consultas naturales?
Sí. Puedes escribir frases como "facturas del último trimestre sin pagar" y el sistema combina búsqueda semántica con filtros estructurados de forma automática.
¿Puedo trabajar sin conexión?
La app móvil funciona en modo offline completo. Los cambios se sincronizan automáticamente cuando recuperas la conexión, sin que tengas que hacer nada.
¿Cómo comparto un documento con alguien externo?
Usa "Crear enlace compartido" desde el panel del documento. Puedes establecer fecha de caducidad, contraseña y límite de visualizaciones. Todo queda registrado en auditoría.

Facturación

¿Qué formas de pago aceptáis?
Transferencia bancaria, domiciliación SEPA y tarjeta (Stripe). Para clientes enterprise también emitimos factura con 30-60 días de pago y bonos pre-pagados.
¿Cómo gestiono mi suscripción?
Desde el panel de administración → Facturación. Allí puedes ver facturas, cambiar de plan, añadir usuarios o cancelar. Los cambios son efectivos el siguiente ciclo de facturación.
¿Qué pasa si cancelo?
Tus datos permanecen accesibles durante 90 días tras la cancelación. Puedes exportarlo todo en formatos estándar (ZIP con originales + metadatos JSON + CSV). Después se eliminan definitivamente según tu política de retención.

Seguridad

¿Los datos están cifrados?
Sí, tanto en reposo como en tránsito, con estándares reconocidos por la industria. Las claves pueden custodiarse en tu propio gestor de secretos, en un servicio gestionado en la nube o en un módulo HSM físico on-premise.
¿Sois compatibles con GDPR/RGPD?
Sí, por diseño. Tenemos políticas de retención automáticas, derecho al olvido, portabilidad de datos, DPO designado y un registro de tratamiento compatible con RGPD. Toda la documentación está en /legal/privacidad.
¿Hacéis auditorías de seguridad?
Auditoría externa anual (ENS Nivel Medio, ISO 27001 en curso) y pentesting trimestral con un tercero independiente. Los informes ejecutivos están disponibles bajo NDA.

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